ICAC

ICAC

Internal Control Assessment Checklist (ICAC)

Internal Control Assessment Checklist (ICAC)

Internal Control Assessment Checklist ialah satu kaedah yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan bagi menilai sistem kawalan dalaman di bahagian masing-masing supaya semua kawalan dijalankan dengan cekap dan berkesan. Objektif asas kawalan dalaman adalah untuk memastikan keandalan dan integriti maklumat, kepatuhan segala dasar, rancangan, tatacara, undang-undang dan peraturan, penjagaan aset, penggunaan sumber yang berhemat dan cekap, pencapaian objektif dan matlamat yang telah ditentukan bagi operasi/rancangan.
Internal Control Assessment Checklist yang terdapat di dalam Laman Web ini tidak merangkumi keseluruhan peraturan yang telah ditetapkan oleh Universiti. Ia juga disediakan berdasarkan aktiviti-aktiviti yang menjadi kebiasaan (common) kepada kebanyakan bahagian, fakulti dan cawangan. Dasar, peraturan, undang-undang dan tatacara yang terperinci boleh dirujuk kepada pekeliling-pekeliling yang dikeluarkan oleh bahagian-bahagian yang berkaitan.

Pengurusan Kontrak Binaan

Adakah perunding berdaftar dengan Kementerian Kewangan (AP 184.3)?
Adakah MOA (Memorandum of Agreement ) ditandatangani diantara Universiti Teknologi Mara dengan perunding dan disediakan satu bulan dari tarikh perlantikan?
Adakah Jawatankuasa Pembuka Tender terdiri dari dua orang pegawai yang salah seorangnya pegawai kumpulan Pengurusan dan Profesianal (SPP 5/2007 para 30.1) (AP 197.2(a))?
Adakah kontraktor berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (SPP 5/2007 para 5.1)?
Adakah kontraktor mematuhi syarat Surat Setuju Terima Tender (SPP 5/2007)?
Adakah dokumen kontrak disediakan dan ditandatangani (SPP 5/2007) (AP 200.1(a)) dalam tempoh 4 bulan tarikh Surat Setuju Terima?
Adakah tarikh milik tapak sama dengan tarikh yang dinyatakan dalam surat penerimaan?
Adakah tempoh sahlaku jaminan bank/insuran 12 bulan selepas tamat tempoh kontrak atau ke satu tempoh lanjutan yang diluluskan (SPP 5/2007)?
Adakah mesyuarat tapak bina diadakan mengikut SPKPKR Bil. 3/91?
Adakah Bayaran Kemajuan/Interim dibuat dalam masa 30 hari selepas penilaian tapak dilakukan oleh perunding?
Sekiranya perjanjian kontrak belum ditandatangani, adakah bayaran kemajuan dibayar sehingga 3 kali bayaran dalam tempoh 4 bulan pertama selepas keluarnya Surat Setuju Tender (SPP 10/95)?
Adakah Arahan Perubahan Kerja (APK) diluluskan oleh jawatankuasa APK (Pekeliling APK 1/02 para 6.0)?
Adakah Sijil Tak Siap Kerja dikeluarkan selepas tamat tempoh kontrak? Sekiranya tidak, adakah surat perakuan kelambatan dan lanjutan masa dikeluarkan?
Adakah Sijil Siap Kerja dikeluarkan bagi kerja kontrak yang telah siap?
Adakah satu akaun amanah ditubuhkan bagi mengakaunkan wang gantirugi LAD (Liquidated Ascertained Damages ) (SPP 8/95)?
Adakah Sijil Layak Menduduki Bangunan (CF) diperolehi dalam masa 3 bulan selepas Sijil Siap Kerja diperolehi?
Adakah kecacatan diperbaiki dalam tempoh 3 bulan selepas Sijil Siap Kerja dikeluarkan dan ditanggung oleh kontraktor?

Nota : AP = Arahan Perbendaharaan

SPP = Surat Pekeliling Perbendaharaan

SPKPKR = Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya

Tuntutan Perjalanan & Pelbagai

Tuntutan Perjalanan

Adakah tuntutan yang dibuat oleh pegawai mendapat kelulusan daripada pegawai atasan?
Adakah pendahuluan perjalanan diselaraskan tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya (AP100(a)) & PB 2/2007?
Bagi staf yang mengambil pendahuluan, adakah pemotongan gaji dibuat secara otomatis sekiranya borang tuntutan perjalanan tidak dikemukakan kepada Pejabat Pembayar selepas 10hb bulan berikutnya (PB 2/2007)?
Adakah tuntutan elaun yang dibuat mengikut syarat-syarat yang ditetapkan (Perintah Am Bab B)?
Adakah baki pendahuluan diserahkan ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh 7 hari selepas kembali dari bertugas/berkursus (PB 2/2007)?

Tuntutan Pelbagai

Adakah pelarasan dibuat bersertakan dokumen sokongan seperti resit?
Adakah pendahuluan diselaraskan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh tamat program/projek (JKP Bil. 119)?

Pengurusan Stor

Adakah daftar pinjaman barangan/peralatan diselenggarakan oleh pegawai yang
bertanggungjawab?
Adakah baki stok di kad dan baki fizikal sama?
Adakah stok, barangan dan peralatan disimpan mengikut sistem yang ditetapkan?
Adakah barang yang diterima sama dengan nota penghantaran dan inbois?
Adakah kuantiti stok maksima, stok minima dan angka menokok stok ditentukan?
Adakah tindakan diambil terhadap stok yang usang, rosak dan luput tempoh penggunaannya?
Adakah verifikasi stok dijalankan oleh pegawai yang bukan dari bahagian stor yang sama?
Adakah verifikasi stok dijalankan oleh pegawai yang memeriksa sekurang-kurangnya sekali dalam masa 2 tahun (Tatacara Pengurusan Stor perkara 238)?

Kawalan Pengurusan Aset & Inventori

Adakah daftar harta/inventori diselenggara dan dikemaskini?
Adakah pemeriksaan fizikal dijalankan oleh pegawai yang dilantik terhadap aset dan inventori?
Adakah maklumat aset seperti lokasi, harga, tarikh pembelian dan kod penandaan dicatat di Kad Daftar Harta?
Adakah nombor rujukan diberikan dan ditanda di atas harta tersebut?
Adakah harta/inventori yang telah usang, rosak dan tidak digunakan dilupus?
Adakah rekod pinjaman harta diselenggara dan dikemaskini?
Adakah proses kehilangan harta modal dan inventori dibuat mengikut peraturan/arahan (AP314-328)?
Adakah langkah-langkah keselamatan diambil ke atas harta/inventori?
Adakah harta yang diagihkan kepada pegawai dibuat secara bertulis?

Kerja Lebih Masa

Adakah tuntutan kerja lebih masa mematuhi peraturan dan arahan Perintah Am Bab G?
Adakah tuntutan kerja lebih masa yang melebihi 1/3 daripada gaji pokok mendapat kelulusan pegawai sekurang-kurangnya daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional?
Adakah bayaran lebih masa dibayar mengikut kadar yang telah ditetapkan?
Adakah kerja lebih masa mendapat kebenaran daripada Pendaftar/Pengarah Kampus Cawangan?
Adakah tuntutan lebih masa dibuat bersertakan dengan dokumen sokongan?
Adakah waktu rehat 1 jam diberi bagi setiap 8 jam kerja lebih masa (Perintah Am Bab G)?
Adakah kerja lebih masa tidak dilakukan dalam waktu bertugas biasa?
Adakah kerja lebih masa tidak dijalankan 24 jam tanpa berhenti?
Adakah Kad Perakam Waktu diketip bagi tempoh kerja lebih masa?

Panjar Wang Runcit

Adakah baki wang tunai dalam tangan sama dengan baki yang dicatitkan dalam buku tunai panjar wang runcit?
Adakah semua pembelian runcit dicatatkan dalam buku tunai panjar wang runcit?
Adakah semua pembayaran melalui panjar wang runcit telah mendapat kelulusan terlebih dahulu dari pegawai yang melulus?
Adakah pegawai yang mengawal panjar wang runcit membuat rekupmen setelah 70% daripada jumlah panjar yang telah digunakan (PB 3/2009)?
Adakah perbelanjaan panjar wang runcit tidak melebihi RM500 untuk satu resit (PB 3/2009)?
Adakah panjar wang runcit dibelanjakan bagi tujuan yang dibenarkan (PB 3/2009)?
Adakah pegawai Gred 17 ke atas dilantik bagi menunaikan cek (PB 3/2009)?
Adakah peti wang runcit disimpan di dalam peti besi atau kabinet berkunci (PB 3/2009)?
Adakah pemeriksaan mengejut terhadap peti wang runcit dibuat tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan (PB 3/2009)?
Adakah borang permohonan pendahuluan wang runcit diisi terlebih dahulu sebelum pendahuluan diambil (PB 3/2009)?
Adakah resit dan baki pendahuluan dipulangkan dalam tempoh 5 hari dari tarikh pendahuluan diambil (PB 3/2009)?

Kawalan Kenderaan Jabatan

Adakah Jabatan/Agensi melantik seorang pegawai pengangkutan (PB 2/2008)?
Adakah kenderaan digunakan dengan kelulusan pegawai pengangkutan (PB 2/2008)?
Adakah penyelenggaraan kenderaan dibuat mengikut jadual yang ditetapkan?
Adakah buku log diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini untuk setiap kenderaan (PB 2/2008)?
Adakah pengambilan minyak untuk sesuatu kenderaan direkodkan dalam buku log (PB 2/2008)?
Adakah kad elektronik tol dikawal dan direkodkan dalam daftar?
Adakah kos penyelenggaraan kenderaan direkod dengan lengkap dalam daftar penyelenggaraan harta modal (PB 2/2008)?
Adakah kenderaan disimpan dengan selamat semasa tidak digunakan?
Adakah tindakan pelupusan diambil terhadap kenderaan yang tidak ekonomik dibaiki dan tidak selamat digunakan?

Pengurusan Tender

Kerja-kerja

Adakah semua pelawaan tender diiklankan di dalam suratkhabar mengikut peraturan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan?
Adakah Jawatankuasa Pembuka Tender terdiri daripada 2 orang pegawai dimana seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (PB 5/2008)?
Adakah pihak kontraktor menyerahkan semula surat setuju terima kontrak?
Adakah bon perlaksanaan dan semua polisi insuran diserahkan oleh pihak kontraktor sebelum kerja-kerja dijalankan?
Adakah dokumen kontrak ditandatangani oleh pihak kontraktor?
Adakah bayaran gantirugi/denda atas kelewatan siap kerja dikenakan terhadap kontraktor jika kerja-kerja disiapkan melebihi tarikh yang ditetapkan?

Perkhidmatan & Bekalan

Adakah dokumen spesifikasi dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal & Peralatan yang dilantik seperti berikut (PB 2/2008)?

Peralatan Pandang Dengar - Jawatankuasa Alat Pandang Dengar
Peralatan Komputer - Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelidikan ICT (JPPICT)
Peralatan Elektronik - Jawatankuasa Alat Elektronik
Peralatan Makmal Sains Teknologi - Jawatankuasa Teknikal Peralatan Fakulti

Adakah PTJ membuat perancangan pembelian mengikut jumlah peruntukan yang telah diagihkan (PB 2/2008)?
Adakah tinjauan pasaran (market survey) dibuat sebagai penyediaan anggaran harga dan spesifikasi (PB 2/2008)?
Adakah keperluan latihan bagi peralatan yang hendak dibeli dimasukkan dan dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item peralatan (PB 2/2008)?
Adakah semua pelawaan tender diiklankan didalam suratkhabar mengikut peraturan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan?
Adakah Jawatankuasa Pembuka Tender terdiri daripada 2 orang pegawai dimana seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (PB 5/2008)?

Pengurusan Sebutharga

Pembelian Terus

Adakah perolehan bekalan bernilai RM3,000 hingga RM10,000 dipelawa kepada sekurang-kurangnya satu sebutharga dari mana-mana pembekal serta tidak tertumpu kepada syarikat tertentu (PB 7/2009)?
Adakah perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan bernilai RM10,000 hingga RM50,000 dipelawa kepada sekurang-kurangnya dua pembekal berdaftar atau tidak dengan Kementerian Kewangan serta tidak tertumpu kepada syarikat tertentu (PB 7/2009)?
Adakah pelawaan dikalangan syarikat bertaraf Bumiputera diberi keutamaan (PB 7/2009)?
Adakah bekalan dan perkhidmatan diperolehi dengan membuat perbandingan harga?

Sebutharga Rasmi

Kerja

Adakah Jawatankuasa Sebutharga ditubuhkan?
Adakah sebutharga rasmi bagi kerja-kerja bernilai RM20,000 hingga RM200,000 dipelawa dikalangan 5 kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (SPP 5/2009)?
Adakah kerja bernilai RM200,000 hingga RM500,000 dipelawa dikalangan 5 kontraktor kelas E yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (SPP Bil. 5/2009)?
Adakah keputusan sebutharga dibuat oleh jawatankuasa yang mengandungi tiga orang ahli?
Adakah polisi insuran yang berkaitan diserahkan oleh kontraktor sebelum kerja-kerja dimulakan?
Adakah surat perjanjian kontrak ditandatangani oleh kontraktor sebelum kerja-kerja dijalankan?
Adakah bayaran gantirugi/denda atas kelewatan siap kerja dikenakan terhadap kontraktor jika kerja-kerja lewat disiapkan pada tarikh yang ditetapkan?
Bekalan dan Perkhidmatan
Adakah perolehan bekalan/perkhidmatan bernilai RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa dikalangan sekurang-kurangnya 5 pembekal tempatan bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan (SPP 5/2009)?
Adakah perolehan bekalan/perkhidmatan bernilai RM100,000 hingga RM500,000 dipelawa dikalangan sekurang-kurangnya 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan (SPP 5/2009)?

Pengurusan Perbelanjaan

Adakah baucer-baucer bayaran difailkan mengikut nombor siri dan teratur?
Adakah daftar baucer pembayaran diselenggarakan (AP 98(a))?
Adakah daftar bil dan rekod bayaran diselenggarakan (AP 103(b))?
Adakah pindah peruntukan (viremen) dirancang dengan baik serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan?
Adakah pembayaran dibuat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan dokumen yang lengkap?

Keselamatan Wang Tunai

Adakah juruwang tidak terlibat dengan penyelenggaraan rekod kewangan (AP 73)?
Adakah pungutan dengan resit disesuaikan oleh pegawai setiap hari (AP 80(b))?
Adakah wang dibankkan/dimasukkan ke bank dengan segera (AP 78(a))?
Adakah kemasukan wang ke bank direkod dalam buku tunai (AP 79(b))?
Adakah slip bank disemak dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab (AP 80(e))?
Adakah pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan dengan selamat?

Penerimaan Wang

Adakah pegawai yang memungut wang tunai diberi kebenaran khusus secara bertulis untuk berbuat demikian (AP 69)?
Adakah pegawai yang memasukkan wang ke bank mempunyai kebenaran bertulis daripada pihak Bendahari Universiti Teknologi Mara (PB 7/2006)?
Adakah resit-resit dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan yang dibuat di kaunter?
Adakah laporan kutipan harian disemak dan diperiksa oleh seorang pegawai yang bertanggungjawab pada setiap hari?
Adakah daftar mel diselenggarakan dengan lengkap untuk merekodkan semua terimaan wang/barangan berharga yang diterima melalui pos (AP 71)?
Adakah hasil yang dikutip mengikut kadar bayaran yang ditetapkan dan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan?
Adakah notis kepada orang awam untuk meminta resit dipaparkan ditempat yang mudah dilihat (AP 61)?
Adakah pungutan dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama atau selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya (PB 7/2006)?
Adakah pegawai pemungut dan pegawai yang memasukkan wang ke dalam bank daripada staf yang berlainan (PB 7/2006)?

Kawalan Pengurusan

Adakah Jabatan mempunyai carta organisasi yang lengkap dan kemaskini?
Adakah penurunan kuasa diberi secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan?
Adakah manual prosedur kerja jabatan disediakan dengan lengkap dan kemaskini mengikut PKPA Bil. 8/91?
Adakah fail meja setiap pegawai disediakan dan dikemaskini mengikut PKPA Bil. 8/91?
Adakah Buku Perkhidmatan Kerajaan/Fail Peribadi diselenggarakan dan dikemaskini mengikut AP Bab 2 Bahagian II Perkara 19?