ICAC
Internal Control Assessment Checklist (ICAC)
Internal Control Assessment Checklist (ICAC)
- Internal Control Assessment Checklist ialah satu kaedah yang boleh digunakan oleh pihak pengurusan bagi menilai sistem kawalan dalaman di bahagian masing-masing supaya semua kawalan dijalankan dengan cekap dan berkesan. Objektif asas kawalan dalaman adalah untuk memastikan keandalan dan integriti maklumat, kepatuhan segala dasar, rancangan, tatacara, undang-undang dan peraturan, penjagaan aset, penggunaan sumber yang berhemat dan cekap, pencapaian objektif dan matlamat yang telah ditentukan bagi operasi/rancangan.
- Internal Control Assessment Checklist yang terdapat di dalam Laman Web ini tidak merangkumi keseluruhan peraturan yang telah ditetapkan oleh Universiti. Ia juga disediakan berdasarkan aktiviti-aktiviti yang menjadi kebiasaan (common) kepada kebanyakan bahagian, fakulti dan cawangan. Dasar, peraturan, undang-undang dan tatacara yang terperinci boleh dirujuk kepada pekeliling-pekeliling yang dikeluarkan oleh bahagian-bahagian yang berkaitan.
Pengurusan Kontrak Binaan
- Adakah perunding berdaftar dengan Kementerian Kewangan (AP 184.3)?
- Adakah MOA (Memorandum of Agreement ) ditandatangani diantara Universiti Teknologi Mara dengan perunding dan disediakan satu bulan dari tarikh perlantikan?
- Adakah Jawatankuasa Pembuka Tender terdiri dari dua orang pegawai yang salah seorangnya pegawai kumpulan Pengurusan dan Profesianal (SPP 5/2007 para 30.1) (AP 197.2(a))?
- Adakah kontraktor berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (SPP 5/2007 para 5.1)?
- Adakah kontraktor mematuhi syarat Surat Setuju Terima Tender (SPP 5/2007)?
- Adakah dokumen kontrak disediakan dan ditandatangani (SPP 5/2007) (AP 200.1(a)) dalam tempoh 4 bulan tarikh Surat Setuju Terima?
- Adakah tarikh milik tapak sama dengan tarikh yang dinyatakan dalam surat penerimaan?
- Adakah tempoh sahlaku jaminan bank/insuran 12 bulan selepas tamat tempoh kontrak atau ke satu tempoh lanjutan yang diluluskan (SPP 5/2007)?
- Adakah mesyuarat tapak bina diadakan mengikut SPKPKR Bil. 3/91?
- Adakah Bayaran Kemajuan/Interim dibuat dalam masa 30 hari selepas penilaian tapak dilakukan oleh perunding?
- Sekiranya perjanjian kontrak belum ditandatangani, adakah bayaran kemajuan dibayar sehingga 3 kali bayaran dalam tempoh 4 bulan pertama selepas keluarnya Surat Setuju Tender (SPP 10/95)?
- Adakah Arahan Perubahan Kerja (APK) diluluskan oleh jawatankuasa APK (Pekeliling APK 1/02 para 6.0)?
- Adakah Sijil Tak Siap Kerja dikeluarkan selepas tamat tempoh kontrak? Sekiranya tidak, adakah surat perakuan kelambatan dan lanjutan masa dikeluarkan?
- Adakah Sijil Siap Kerja dikeluarkan bagi kerja kontrak yang telah siap?
- Adakah satu akaun amanah ditubuhkan bagi mengakaunkan wang gantirugi LAD (Liquidated Ascertained Damages ) (SPP 8/95)?
- Adakah Sijil Layak Menduduki Bangunan (CF) diperolehi dalam masa 3 bulan selepas Sijil Siap Kerja diperolehi?
- Adakah kecacatan diperbaiki dalam tempoh 3 bulan selepas Sijil Siap Kerja dikeluarkan dan ditanggung oleh kontraktor?
Nota : AP = Arahan Perbendaharaan
SPP = Surat Pekeliling Perbendaharaan
SPKPKR = Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja RayaTuntutan Perjalanan & Pelbagai
Tuntutan Perjalanan
- Adakah tuntutan yang dibuat oleh pegawai mendapat kelulusan daripada pegawai atasan?
- Adakah pendahuluan perjalanan diselaraskan tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya (AP100(a)) & PB 2/2007?
- Bagi staf yang mengambil pendahuluan, adakah pemotongan gaji dibuat secara otomatis sekiranya borang tuntutan perjalanan tidak dikemukakan kepada Pejabat Pembayar selepas 10hb bulan berikutnya (PB 2/2007)?
- Adakah tuntutan elaun yang dibuat mengikut syarat-syarat yang ditetapkan (Perintah Am Bab B)?
- Adakah baki pendahuluan diserahkan ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh 7 hari selepas kembali dari bertugas/berkursus (PB 2/2007)?
Tuntutan Pelbagai
- Adakah pelarasan dibuat bersertakan dokumen sokongan seperti resit?
- Adakah pendahuluan diselaraskan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh tamat program/projek (JKP Bil. 119)?
Pengurusan Stor
- Adakah daftar pinjaman barangan/peralatan diselenggarakan oleh pegawai yang
- bertanggungjawab?
- Adakah baki stok di kad dan baki fizikal sama?
- Adakah stok, barangan dan peralatan disimpan mengikut sistem yang ditetapkan?
- Adakah barang yang diterima sama dengan nota penghantaran dan inbois?
- Adakah kuantiti stok maksima, stok minima dan angka menokok stok ditentukan?
- Adakah tindakan diambil terhadap stok yang usang, rosak dan luput tempoh penggunaannya?
- Adakah verifikasi stok dijalankan oleh pegawai yang bukan dari bahagian stor yang sama?
- Adakah verifikasi stok dijalankan oleh pegawai yang memeriksa sekurang-kurangnya sekali dalam masa 2 tahun (Tatacara Pengurusan Stor perkara 238)?
Kawalan Pengurusan Aset & Inventori
- Adakah daftar harta/inventori diselenggara dan dikemaskini?
- Adakah pemeriksaan fizikal dijalankan oleh pegawai yang dilantik terhadap aset dan inventori?
- Adakah maklumat aset seperti lokasi, harga, tarikh pembelian dan kod penandaan dicatat di Kad Daftar Harta?
- Adakah nombor rujukan diberikan dan ditanda di atas harta tersebut?
- Adakah harta/inventori yang telah usang, rosak dan tidak digunakan dilupus?
- Adakah rekod pinjaman harta diselenggara dan dikemaskini?
- Adakah proses kehilangan harta modal dan inventori dibuat mengikut peraturan/arahan (AP314-328)?
- Adakah langkah-langkah keselamatan diambil ke atas harta/inventori?
- Adakah harta yang diagihkan kepada pegawai dibuat secara bertulis?
Kerja Lebih Masa
- Adakah tuntutan kerja lebih masa mematuhi peraturan dan arahan Perintah Am Bab G?
- Adakah tuntutan kerja lebih masa yang melebihi 1/3 daripada gaji pokok mendapat kelulusan pegawai sekurang-kurangnya daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional?
- Adakah bayaran lebih masa dibayar mengikut kadar yang telah ditetapkan?
- Adakah kerja lebih masa mendapat kebenaran daripada Pendaftar/Pengarah Kampus Cawangan?
- Adakah tuntutan lebih masa dibuat bersertakan dengan dokumen sokongan?
- Adakah waktu rehat 1 jam diberi bagi setiap 8 jam kerja lebih masa (Perintah Am Bab G)?
- Adakah kerja lebih masa tidak dilakukan dalam waktu bertugas biasa?
- Adakah kerja lebih masa tidak dijalankan 24 jam tanpa berhenti?
- Adakah Kad Perakam Waktu diketip bagi tempoh kerja lebih masa?
Panjar Wang Runcit
- Adakah baki wang tunai dalam tangan sama dengan baki yang dicatitkan dalam buku tunai panjar wang runcit?
- Adakah semua pembelian runcit dicatatkan dalam buku tunai panjar wang runcit?
- Adakah semua pembayaran melalui panjar wang runcit telah mendapat kelulusan terlebih dahulu dari pegawai yang melulus?
- Adakah pegawai yang mengawal panjar wang runcit membuat rekupmen setelah 70% daripada jumlah panjar yang telah digunakan (PB 3/2009)?
- Adakah perbelanjaan panjar wang runcit tidak melebihi RM500 untuk satu resit (PB 3/2009)?
- Adakah panjar wang runcit dibelanjakan bagi tujuan yang dibenarkan (PB 3/2009)?
- Adakah pegawai Gred 17 ke atas dilantik bagi menunaikan cek (PB 3/2009)?
- Adakah peti wang runcit disimpan di dalam peti besi atau kabinet berkunci (PB 3/2009)?
- Adakah pemeriksaan mengejut terhadap peti wang runcit dibuat tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan (PB 3/2009)?
- Adakah borang permohonan pendahuluan wang runcit diisi terlebih dahulu sebelum pendahuluan diambil (PB 3/2009)?
- Adakah resit dan baki pendahuluan dipulangkan dalam tempoh 5 hari dari tarikh pendahuluan diambil (PB 3/2009)?
Kawalan Kenderaan Jabatan
- Adakah Jabatan/Agensi melantik seorang pegawai pengangkutan (PB 2/2008)?
- Adakah kenderaan digunakan dengan kelulusan pegawai pengangkutan (PB 2/2008)?
- Adakah penyelenggaraan kenderaan dibuat mengikut jadual yang ditetapkan?
- Adakah buku log diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini untuk setiap kenderaan (PB 2/2008)?
- Adakah pengambilan minyak untuk sesuatu kenderaan direkodkan dalam buku log (PB 2/2008)?
- Adakah kad elektronik tol dikawal dan direkodkan dalam daftar?
- Adakah kos penyelenggaraan kenderaan direkod dengan lengkap dalam daftar penyelenggaraan harta modal (PB 2/2008)?
- Adakah kenderaan disimpan dengan selamat semasa tidak digunakan?
- Adakah tindakan pelupusan diambil terhadap kenderaan yang tidak ekonomik dibaiki dan tidak selamat digunakan?
Pengurusan Tender
Kerja-kerja
- Adakah semua pelawaan tender diiklankan di dalam suratkhabar mengikut peraturan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan?
- Adakah Jawatankuasa Pembuka Tender terdiri daripada 2 orang pegawai dimana seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (PB 5/2008)?
- Adakah pihak kontraktor menyerahkan semula surat setuju terima kontrak?
- Adakah bon perlaksanaan dan semua polisi insuran diserahkan oleh pihak kontraktor sebelum kerja-kerja dijalankan?
- Adakah dokumen kontrak ditandatangani oleh pihak kontraktor?
- Adakah bayaran gantirugi/denda atas kelewatan siap kerja dikenakan terhadap kontraktor jika kerja-kerja disiapkan melebihi tarikh yang ditetapkan?
Perkhidmatan & Bekalan
- Adakah dokumen spesifikasi dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal & Peralatan yang dilantik seperti berikut (PB 2/2008)?
- Peralatan Pandang Dengar - Jawatankuasa Alat Pandang Dengar
- Peralatan Komputer - Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelidikan ICT (JPPICT)
- Peralatan Elektronik - Jawatankuasa Alat Elektronik
- Peralatan Makmal Sains Teknologi - Jawatankuasa Teknikal Peralatan Fakulti
- Adakah PTJ membuat perancangan pembelian mengikut jumlah peruntukan yang telah diagihkan (PB 2/2008)?
- Adakah tinjauan pasaran (market survey) dibuat sebagai penyediaan anggaran harga dan spesifikasi (PB 2/2008)?
- Adakah keperluan latihan bagi peralatan yang hendak dibeli dimasukkan dan dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item peralatan (PB 2/2008)?
- Adakah semua pelawaan tender diiklankan didalam suratkhabar mengikut peraturan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan?
- Adakah Jawatankuasa Pembuka Tender terdiri daripada 2 orang pegawai dimana seorang daripadanya terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (PB 5/2008)?
Pengurusan Sebutharga
Pembelian Terus
- Adakah perolehan bekalan bernilai RM3,000 hingga RM10,000 dipelawa kepada sekurang-kurangnya satu sebutharga dari mana-mana pembekal serta tidak tertumpu kepada syarikat tertentu (PB 7/2009)?
- Adakah perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan bernilai RM10,000 hingga RM50,000 dipelawa kepada sekurang-kurangnya dua pembekal berdaftar atau tidak dengan Kementerian Kewangan serta tidak tertumpu kepada syarikat tertentu (PB 7/2009)?
- Adakah pelawaan dikalangan syarikat bertaraf Bumiputera diberi keutamaan (PB 7/2009)?
- Adakah bekalan dan perkhidmatan diperolehi dengan membuat perbandingan harga?
Sebutharga Rasmi
Kerja
- Adakah Jawatankuasa Sebutharga ditubuhkan?
- Adakah sebutharga rasmi bagi kerja-kerja bernilai RM20,000 hingga RM200,000 dipelawa dikalangan 5 kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (SPP 5/2009)?
- Adakah kerja bernilai RM200,000 hingga RM500,000 dipelawa dikalangan 5 kontraktor kelas E yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (SPP Bil. 5/2009)?
- Adakah keputusan sebutharga dibuat oleh jawatankuasa yang mengandungi tiga orang ahli?
- Adakah polisi insuran yang berkaitan diserahkan oleh kontraktor sebelum kerja-kerja dimulakan?
- Adakah surat perjanjian kontrak ditandatangani oleh kontraktor sebelum kerja-kerja dijalankan?
- Adakah bayaran gantirugi/denda atas kelewatan siap kerja dikenakan terhadap kontraktor jika kerja-kerja lewat disiapkan pada tarikh yang ditetapkan?
- Bekalan dan Perkhidmatan
- Adakah perolehan bekalan/perkhidmatan bernilai RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa dikalangan sekurang-kurangnya 5 pembekal tempatan bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan (SPP 5/2009)?
- Adakah perolehan bekalan/perkhidmatan bernilai RM100,000 hingga RM500,000 dipelawa dikalangan sekurang-kurangnya 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan (SPP 5/2009)?
Pengurusan Perbelanjaan
- Adakah baucer-baucer bayaran difailkan mengikut nombor siri dan teratur?
- Adakah daftar baucer pembayaran diselenggarakan (AP 98(a))?
- Adakah daftar bil dan rekod bayaran diselenggarakan (AP 103(b))?
- Adakah pindah peruntukan (viremen) dirancang dengan baik serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan?
- Adakah pembayaran dibuat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan dokumen yang lengkap?
Keselamatan Wang Tunai
- Adakah juruwang tidak terlibat dengan penyelenggaraan rekod kewangan (AP 73)?
- Adakah pungutan dengan resit disesuaikan oleh pegawai setiap hari (AP 80(b))?
- Adakah wang dibankkan/dimasukkan ke bank dengan segera (AP 78(a))?
- Adakah kemasukan wang ke bank direkod dalam buku tunai (AP 79(b))?
- Adakah slip bank disemak dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab (AP 80(e))?
- Adakah pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan dengan selamat?
Penerimaan Wang
- Adakah pegawai yang memungut wang tunai diberi kebenaran khusus secara bertulis untuk berbuat demikian (AP 69)?
- Adakah pegawai yang memasukkan wang ke bank mempunyai kebenaran bertulis daripada pihak Bendahari Universiti Teknologi Mara (PB 7/2006)?
- Adakah resit-resit dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan yang dibuat di kaunter?
- Adakah laporan kutipan harian disemak dan diperiksa oleh seorang pegawai yang bertanggungjawab pada setiap hari?
- Adakah daftar mel diselenggarakan dengan lengkap untuk merekodkan semua terimaan wang/barangan berharga yang diterima melalui pos (AP 71)?
- Adakah hasil yang dikutip mengikut kadar bayaran yang ditetapkan dan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan?
- Adakah notis kepada orang awam untuk meminta resit dipaparkan ditempat yang mudah dilihat (AP 61)?
- Adakah pungutan dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama atau selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya (PB 7/2006)?
- Adakah pegawai pemungut dan pegawai yang memasukkan wang ke dalam bank daripada staf yang berlainan (PB 7/2006)?
Kawalan Pengurusan
- Adakah Jabatan mempunyai carta organisasi yang lengkap dan kemaskini?
- Adakah penurunan kuasa diberi secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan?
- Adakah manual prosedur kerja jabatan disediakan dengan lengkap dan kemaskini mengikut PKPA Bil. 8/91?
- Adakah fail meja setiap pegawai disediakan dan dikemaskini mengikut PKPA Bil. 8/91?
- Adakah Buku Perkhidmatan Kerajaan/Fail Peribadi diselenggarakan dan dikemaskini mengikut AP Bab 2 Bahagian II Perkara 19?